Jak ustanowić cel SMART w negocjacjach?

Jak ustanowić cel SMART w negocjacjach?

 

Wierzę, że zawsze trzeba posiadać cele i że zawsze należy wyznaczać je ambitnie” – tak mówił Samuel Walton, założyciel sieci sprzedaży Wall-Mart i sieci hurtowej Sam’s Club, twórca jednej z największych rodzinnych potęg finansowych na świecie (S. Walton 1992) Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia umożliwiającego realizację interesów obu stron w stopniu maksymalnym. Oczywiście jako negocjator Zasada SMART to akronim prezentujący cechy, którymi powinien charakteryzować się dobrze wytyczony cel. Pochodzi od angielskich słów:

Specyfic – dokładny, precyzyjny, konkretny, skonkretyzowany (ang. specific),

Measurable – taki, który da się zmierzyć (ang. measurable),

Acceptable – akceptowalny (ang. ambitious),

Realistic – realistyczny (ang. realistic),

Time bounded – taki, który jest określony w czasie (ang. time-bound).

Zatem: wynegocjuję lepsze ceny, niż mieliśmy dotychczas – to tak naprawdę ŻADEN CEL. Cel powinien być zgodny z modelem SMART i określony, zatem po modyfikacji powinien brzmieć: „Wynegocjuję ceny zakupu wszystkich produktów z oferty producenta X niższe o 3%, w stosunku do cen obecnie obowiązujących. Zrobię to w ciągu miesiąca. Tak, aby w kolejnym kwartale móc się już rozliczać według nowych stawek”.

Tak doprecyzowany cel jest:

S – skonkretyzowani i specyficzny, chcemy mieć ceny niższe o 3%, a nie tylko „wyższe”.

M – mieszalny, bo trzyprocentowa różnica będzie policzalna w budżecie firmowym.

A – ambitny, gdyż w zeszłym roku również negocjowano taką obniżkę cen zakupu i przyczyniła się bezpośrednio do otwarcia nowego zakładu. Powtórzenie tego sukcesu przyczyniłoby się do kolejnego etapu rozwoju firmy.

R – realistyczny, gdyż 3% to nadal dobra cena dla producenta, a dla naszej firmy zauważalny mniejszy wydatek. Wyższa stawka stawiałaby dostawcę w sytuacji na granicy opłacalności.

T – terminowy, bo jasno określa reguły zmiany. Realistyczny jest czas miesiąca na negocjacje oraz osiągnięcie zysku po realizacji celu.

Omawiając zasadę SMART warto przyjrzeć się również pojęciu „cel”. Jak pisze Eugeniusz Michalski: „celem jest to, do czego się dąży , co chce się osiągnąć”. Etap ustalania celów jest pierwszym etapem procedury działania w procesie planowania. Dzięki dobrze sformułowanemu celowi powinniśmy umieć odpowiedzieć sobie na pytanie: „Czy cel został osiągnięty?”. Uzyskana odpowiedź powinna być jednoznaczna: „tak, został osiągnięty” albo”nie, nie został”. Natomiast za pomocą zestawu pytań :

  • co powinniśmy osiągnąć?,
  • gdzie powinniśmy tego dokonać?,
  • kiedy i w jakim terminie cel ma być osiągnięty?

powinien być określony prawidłowo ustalony cel.

Możliwymi pułapkami i niebezpieczeństwami w określaniu celów, realizacji celów czy już w negocjacjach mogą być:

S – zbyt ogólnikowe opisy, brak szczegółów, pomija etapów działania jako czasochłonnych lub określanych błędnie jako niepotrzebne, co skutkuje utratą części procesu planowania i przyczynia się do dalszych komplikacji i konieczności wprowadzania wielu poprawek lub zmian.

M – cel wymaga systemu pomiaru, kontroli zadań albo procesu analizowania i wnioskowania – oceny czy dany miernik jest prawidłowy i czy daje właściwy obraz. Błędem jest tutaj wprowadzanie bardzo dokładnych i skomplikowanych pomiarów dla zadań prostych o małym, jednostkowym znaczeniu. Wymagana jest tu konsekwencja i zaangażowanie kadry w procesy pomiaru i obiektywnej oceny.

A – należy unikać zadań nieprzemyślanych, ustalonych spontanicznie. Bardzo demotywujące działają zadania, które po wykonaniu nie zostają „wdrożone”. W tym punkcie pomagają techniki ustalania priorytetów i sprawne planowanie (wraz z prognozowaniem).

R – problemem może być sam pracownik – brak należytej wiedzy i doświadczenia – czyni zadanie nie realnym, podobnie ma się to do oczekiwań szefa – jeśli zrzuca na stażystkę odpowiedzialność przyprowadzenia do firmy 10 nowych klientów miesięcznie. Brak odpowiedniej motywacji i zaangażowania również uczyni dane zadanie lub cel nie realnym, tak samo jak brak współpracy zespołowej. Słaby lider lub słabe zarządzanie zespołem może uczynić, iż cele zespołowe mimo dobrego zespołu nie będą realne do wykonania.

T – zagrożeniem jest zbyt optymistyczne skracanie czasu wykonania, brak doświadczenia w takim zadaniu, cel nierealistyczny czasowo działa osłabiająco jeśli lider nie identyfikuje się z zadaniem i tylko je przekazuje!

Wielu niedoświadczonych szefów lub słabych menedżerów często szuka powodów braku realizacji celu w pracownikach nie dostrzegając wad własnego zarządzania i motywacji. Mamy tu do czynienie z myleniem oczekiwań, od założonego celu. Pracodawca oczekuje pożądanych dla siebie efektów – chcę wzrostu przychodów, a ty jako pracownik masz mi je zapewnić, w przeciwnym wypadku czekają cię nieprzyjemności – przecież tyle osób czeka na taką posadę. Zamiast sprecyzować konkretne działania dla pracownika, wyjaśniając mu, że wysiłek w większej aktywności w obsłudze klienta zapewni utrzymanie firmie i możliwą negocjację wynagrodzenia. Dlatego rozwinięto zasadę SMART w zasadę SMARTER, gdzie:

E – Exciting – Ekscytujący – motywacyjny dla osoby wykonującej. Ona sama powinna go tak ocenić. Nie można tego wymusić.

R – Recorded – Zapisany – zapisanie zadania czyni go dla nas ważniejszym – w karcie zadań, na tablicy – utrwalony i widoczny jako ważny.

Cele SMART znajdują zastosowanie na wielu płaszczyznach – nie tylko w działalności biznesowej i negocjacjach continue reading this. Ich zastosowanie można znaleźć np. w środowisku rodzinnym, gdzie możemy wynegocjować z rodzeństwem odkupienie przypadających mu udziałów rodzinnego domu po cenie nie wyższej niż wskazuje wycena rzeczoznawcy. W przeciągu dwóch miesięcy. Wynegocjuję z bratem odwożenie ojca do sąsiedniego miasta naprzemiennie w ciągu miesiąca i zrobię to w przyszły weekend. Wynegocjuję w pracy podwyżkę nie niższą niż 10% mojego obecnego wynagrodzenia w oparciu o rozszerzenie zakresu moich obowiązków w ostatnim półroczu.

E. Michalski 2013 „Zarządzanie przedsiębiorstwem”

E. Szejner 2016 „Negocjuj kobieto”

S. Walton 1992 „Made in America”

Grafiki: www.unsplash.com

Opracowanie – Magdalena Tatar